Každý zaměstnavatel, který zpracovává osobní údaje svých zaměstnanců, je podle nařízení GDPR povinen poskytnout jim jasné a úplné informace o tom, jakým způsobem jsou jejich údaje zpracovávány. Dokument „Informace o zpracování osobních údajů zaměstnanců“ slouží k naplnění této povinnosti a představuje nástroj pro zajištění transparentnosti a ochrany práv zaměstnanců. Je vhodné, aby zaměstnanci dokument obdrželi ještě před samotným podpisem pracovní smlouvy, dohody o pracovní činnosti nebo dohody o provedení práce.
Naše kancelář vám připraví dokument, který obsahuje všechny právem požadované náležitosti jako jsou typy osobních údajů, které jako zaměstnavatel zpracováváte (např. identifikační, kontaktní, mzdové či docházkové údaje), účely a právní základy pro zpracování, dobu uchování údajů, okruh osob, které mají k údajům přístup, i popis práv zaměstnanců a způsob, jak tato práva mohou uplatnit.
Součástí našich služeb je i doporučení, jak dokumentaci správně používat v praxi. Pomáháme zaměstnavatelům nastavit správné postupy, aby splnili všechny zákonné požadavky na informování zaměstnanců o zpracování jejich osobních údajů a zároveň byli bez zbytečných komplikací připraveni na případnou kontrolu ze strany Úřadu pro ochranu osobních údajů.
Zaměstnavatel by měl zajistit, aby byl dokument zaměstnancům trvale dostupný, například uložením do interního úložiště nebo personálního systému. V případě aktualizace textu by měl zaměstnavatel zaměstnance o změnách řádně informovat, například prostřednictvím e-mailu.
Naše dokumenty jsou formulovány srozumitelně a přehledně. Pomáhají zaměstnavatelům naplnit jejich informační povinnosti, předejít sankcím a zároveň posilují důvěru a transparentnost ve vztazích se zaměstnanci.
