Ve firmě mohou být hodnotná technická řešení, návrhy produktů, výrobní postupy, designy, označení nebo obchodní know-how rozptýleny mezi vývoj, výrobu, marketing, obchod a vedení. Pokud zaměstnanci nevědí, jak s nimi zacházet, komu je hlásit a co nesmí sdílet mimo firmu, vzniká riziko ztráty ochrany, sporu o autorství nebo úniku důvěrných informací.
Vnitřní předpis dává každodenní práci s duševním vlastnictvím konkrétní pravidla. Řeší oznamování zaměstnaneckých vynálezů a jiných technických řešení, zacházení s know-how, přístup k dokumentaci, práci s obchodním tajemstvím, schvalování zveřejnění i postup při odchodu zaměstnance nebo změně jeho role.
Právní úprava musí odpovídat tomu, jak firma skutečně funguje. Jiný režim bude potřebovat výrobní společnost s vývojovým oddělením, jiný startup pracující s prototypy a jiný podnik, který chrání především procesní know-how, databáze, značku nebo průmyslové vzory. Text směrnice proto navazuje na pracovní smlouvy, dohody o mlčenlivosti, interní bezpečnostní pravidla a praktické schvalovací procesy.
Správně nastavená interní pravidla snižují riziko, že firma přijde o možnost chránit patent, užitný vzor nebo průmyslový vzor, případně že nebude schopna prokázat původ a vlastnictví důležitého know-how. Zároveň dávají zaměstnancům srozumitelný návod, jak postupovat, když vytvoří nové řešení, pracují s citlivými podklady nebo komunikují s externími partnery.
